Welche Rolle spielt die beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung im Kontext von ECM und DMS? Und warum braucht man diese überhaupt? Was ist eigentlich ein Beweiswert und wie kann dieser erhalten werden? Ist es ein juristisches oder eher ein technisches Problem? Im Detail sind sowohl die Gefahren, denen mittels beweiswerterhaltender Langzeitspeicherung begegnet wird, als auch die technischen Umsetzungen nicht ganz trivial. Olaf Rohstock (Direktor Governikus) und Hartje Bruns (Produktmanager bei bos) haben dieses Geflecht in ihrem Vortrag im BITKOM ECM-Forum anlässlich der CeBIT 2013 entwirrt. Folgen Sie diesem Link zur Videoaufzeichnung des Vortrages.

Behörden und Unternehmen haben ein immenses Interesse daran, ihre Dokumente auch langfristig elektronisch zu speichern und zu bearbeiten. Ziel ist, die kostspielige ‚Papierdokumentation‘ abzuschaffen.Dies lässt sich aber nur erreichen, wenn die hundertprozentige Integrität und Authentizität der Belege gewährleistet ist. 

Durch die Partnerschaft mit der Scanner-Sparte von KODAK und ALOS, einem Kölner Spezialist für Dokumenten Management, bietet bos seinen Kunden eine perfekt abgestimmte Lösung. Die Dokumente erhalten bereits beim Einscannen einen nicht manipulierbaren Zeitstempel sowie eine eindeutige elektronische Signatur, um damit die Schriftstücke gemäß der technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) rechtssicher zu machen.

So können Behörden und Unternehmen auch große Mengen an Unterlagen schnell rechtssicher digitalisieren. Die integrierten Lösungen von ALOS erlauben es Anwendern, die Inhalte der erfassten Belege unmittelbar beim Scannen auszulesen und in den angeschlossenen Systemen weiter zu verarbeiten bzw. die sog. „Metadaten“ gemeinsam mit dem PDF in Governikus LZA abzuspeichern.

Wir kommen der Vision des papierlosen Büros damit einen großen Schritt näher, ohne auf den Beweiswerterhalt zu verzichten.

In Rheinland-Pfalz bieten die Kommunen jetzt nahezu flächendeckend die Möglichkeit zur elektronischen Abwicklung bestimmter Verwaltung-sdienstleistungen mit dem neuen Personalausweis (nPA). Hierfür greifen die jeweiligen Fachverfahren auf das Governikus Bürgerkonto zurück, das Kommunen sowohl organisatorisch als auch technisch die Einbindung des nPA für die eindeutige Identifikation in den Online-Serviceangeboten vereinfacht.

Kommunen bieten Ihren Bürgerinnen und Bürgern oftmals über ein Portal eine Vielzahl an Online-Services an. Mithilfe der eindeutigen elektronischen Identifikation mittels nPA ergeben sich sowohl für die Kommune als auch für Bürgerinnen und Bürger Vorteile hinsichtlich der Effizienz und Schnelligkeit bei der Antragstellung. Der vereinfachte Zugang zu den Online-Angeboten, die medienbruchfreie Abwicklung und die Vermeidung von Übertragungsfehlern durch die direkte Übernahme der Kundendaten in ein Online-Formular sind dabei nur einige Vorteile.
Auf Basis des Governikus Bürgerkonto können in über 70 Prozent der Verwaltungen in Rheinland-Pfalz verschiedene Prozesse aus dem Melde- und Personenstandswesen über das Internet abgewickelt werden. In den nächsten Monaten wird das Angebot – insbesondere im Bereich KFZ-Zulasssung – sukzessive erweitert werden.

Das Governikus Bürgerkonto ist ein ganzheitliches Konzept, das Kommunen die kostengünstige und einfache Integration des nPA in ihre Online-Services ermöglicht. All jene Anwendungsfälle, die eine zweifelsfreie Identifizierung erfordern, können für diese auf das Governikus Bürgerkonto zurückgreifen. Beim Governikus Bürgerkonto handelt es sich um ein temporäres Bürgerkonto. Die ausgelesenen Daten werden nicht dauerhaft gespeichert, sondern nur einmalig für den jeweiligen Anwendungsfall in das Fachverfahren übertragen. Die Beantragung unterschiedlicher verfahrensspezifischer Berechtigungszertifikate entfällt. Es reicht ein einziges Berechtigungszertifikat für den Betrieb des Governikus Bürgerkontos aus. So kann kosteneffizient eine Vielzahl von Online-Services angeboten werden.

Mehr über das Governikus Bürgerkonto erfahren Sie hier.